Paralelamente a las votaciones de Sede para el Internacional, estaba organizándose en Venezuela, el IV Encuentro Nacional  en Barquisimeto (mi ciudad) del 02 al 04 de Septiembre, el cual yo organice, y en el que el tema principal, fue: El Encuentro Internacional, por supuesto. De allí salió, el autodenominado por ellos: Comité Caraqueño: Reduardo, Veneno, Gabriel y Sandra. Como ninguno de los del Comité Organizador vivía en la capital, obviamente necesitábamos apoyo allá. Así que estos chicos fueron un apoyo en la capital, siempre apartando de su tiempo para buscar o gestionar las cosas que le pidiéramos. A ellos mi agradecimiento, porque fueron parte importante de la organización.
Luego siguió la creación del Itinerario, que nos llevo varias sesiones de conferencias virtuales por Skype, siempre tratando de coordinar nuestros tiempos para conectarnos, y así nació el Itinerario Oficial, el cual sufrió ligeras modificaciones, pero más bien por cuestiones de logísticas, porque en líneas generales ese itinerario que hicimos en Octubre fue el que cumplimos.
Y la parte más difícil, hasta el momento: armar el presupuesto. En Venezuela, en ningún lado te daban precios con tanta anticipación porque lamentablemente en este país la inflación es muy alta. Así que teníamos que esperar hasta Enero para que nos dieran precios. Pero siempre hablábamos del Encuentro, a diario se nos ocurrían ideas, unas las materializamos otras era demasiado locas, pero el Encuentro seguía siendo nuestro principal tema de conversación.
A principios de Diciembre recibimos la sorpresa de que ya teníamos participantes confirmados: Que emoción fue leer que Demian, Yesica, German y Dorys ya tenían boleto para venir a Venezuela!!!!! A ellos mis gracias infinitas por la buena vibra, por la confianza plena con tanto tiempo, porque fueron motivación ya que decíamos que al menos ellos vendrían.
Y llego Enero, entonces vino la creación del presupuesto, esta parte la asumí yo por ser la Administradora del grupo. Fue un reto, porque había que pensar en algo accesible, pero que a la vez cubriera todo lo que queríamos ofrecerles. Luego de analizar costos de todos los renglones, presente a mis compañeros el esquema de costos tentativo y luego de ser aprobado, se informo el valor del Encuentro en el foro. En ese momento en papel el encuentro estaba armado a un 50% digamos pero faltaba la parte más importante, que los viajeros anunciaran y confirmaran con el pago su participación. De nada valía hasta ese momento todo el esfuerzo y la programación  sino teníamos participantes, pensábamos al menos los chicos Argentinos vienen.
El otro reto era el control de cambios que vivimos, teníamos que recibir el dinero en dólares en una cuenta fuera para luego poder convertirlos en bolívares al precio más conveniente y pagar los servicios que se contrataran. Erika ofreció su cuenta e hizo todas las averiguaciones del caso, como procedimientos y comisiones. Ya teníamos hasta ese momento todo montado. Ya creíamos que habíamos hecho la parte más difícil. (Que ilusos)
En el foro diariamente la gente anunciando su posible participación, y nosotros ansiosos y a la expectativa de cuantos recibiríamos. Las personas con interés en venir, planeando su posible pre y post encuentro, todo fluía, pero ahí caímos en cuenta, que no solo era el encuentro en lo que debíamos ayudar a los viajeros, eran también sus planes pre y post, porque si habíamos asumido la responsabilidad del Encuentro debíamos asumirla con todas, está claro que por el hecho del control de cambios que Venezuela no es un país fácil de visitar ya que no se pueden hacer reservar con la facilidad con que se hacen en otros países, ni tampoco es un país en el que se pueda venir a improvisar, siempre es mejor tener las cosas planificadas, entonces asumimos también el hecho de ayudarlos a todos, en sus reservas adicionales. Y eso si fue lo verdaderamente difícil porque no somos una agencia, ni teníamos experiencia al respecto, pero lo hicimos con todo gusto.
En medio de los preparativos del Encuentro estaba el mes en el que acostumbro a salir de vacaciones: Abril. Y yo tenía planes de hacer un recorrido sudamericano desde el año anterior, ante la expectativa de volver a Buenos Aires y la necesidad de los chicos de hacer llegar su dinero porque ellos también empezaban a sufrir una especie de control de cambios, me ofrecí a buscar su pago para la participación del encuentro (y como no hacerlo si eran los únicos que teníamos seguros jajaja). Dejando todo previsto para finiquitar negociaciones del encuentro cuando volviera a Venezuela, salí de viaje por un mes, en el que me di vacaciones de todo: trabajo, amigos, casa, familia, pero no del encuentro. Durante mi viaje hable por whatsapp todos los días con Mel y el número de participantes al encuentro aumento significativamente, así como también aumento el número de personas a la que le haría el favor de traer el dinero a Venezuela. Volví al país cargando una cifra en dólares impensada por mí, afortunadamente no paso nada.
Ya de vuelta al trabajo, con un montón de responsabilidades que cumplir, y con una lista de viajeros asistentes que no esperábamos, empezó la verdadera puesta en marcha de la planificación del encuentro. Entramos en fase de ejecución, el número de asistentes asustaba. Y ahora qué hacemos con tantos???  Ya con dinero en mano, fuimos pagando y garantizando los servicios, fuimos haciendo las reservas pre y post que cada uno necesito, fuimos respondiendo las dudas de todos, fuimos recibiendo a los que a última hora quisieron unirse por ver tanta gente querida que venía, mientras existía la posibilidad aceptamos a todo el que quiso venir.
Aprovechando un feriado en mi estado el lunes 28 de mayo, me fui a Margarita el viernes 25 de mayo y nos reunimos: Frank, Mel y yo y finiquitamos los detalles y las contrataciones necesarias, hablamos de cómo queríamos fueran las cosas, decidimos el color de las franelas para hacer la foto oficial, hicimos negocios con una octagenaria por los sombreros de cogollo para los hombres, cuadramos los detalles con el sr de la posada La Ross de las horas de las comidas, fue un fin de semana sumamente productivo. El lunes 28 en Caracas, con Gabriel y Reduardo termine de cuadrar detalles en la capital y regrese a mi ciudad, sintiendo que todo estaba saliendo tal cual lo planeado, era terminar de coordinar detalles y esperar la fecha.
La ventaja es que a dos semanas del evento, el grueso de la planeación ya estaba decidido, contratado y pagado. (Cambiar los $ a Bs, Hospedajes en Caracas y Margarita, Vuelo de Caracas a Margarita todos en el mismo avión, Traslados en Caracas, Traslado del Hotel al aeropuerto, Traslados en Margarita, Paseo en La Restinga, Fiesta Caribeña, Catamarán a Coche).  Fueron pequeños detalles de última hora los que tuvieron que cuadrarse, pero como siempre pienso los detalles son los que quitan más tiempo. De los que recuerdo: hacer el diseño para el pendón, hacer el diseño para las identificadores, mandar a imprimir el pendón y buscarlo, mandar a imprimir los identificadores, armar el itinerario oficial y mandárselos a todos, hacer una invitación para la fiesta, mandar a hacer las franelas por tallas y colores, buscar las franelas, mandar a hacer los bolsitos que serian los regalos de los ganadores de los premios, comprar los boletos aéreos de regreso de quienes lo pidieron, y todo eso al mismo tiempo de tener que dejar todo listo en el trabajo para abandonar mis labores por dos semanas. Y hacer las compras necesarias para mi maleta (traje de baño nuevo, ropa de playa, vestido para la fiesta, regalitos para llevar, las bebidas para compartir, etc). En un abrir y cerrar de ojos llego el viernes 22 de Junio y chao Barquisimeto!